マイナンバーを取り使っているパソコンの廃棄方法

マイナンバー制度が始まって、多くの企業が社員や家族のマイナンバーを取得しています。マイナンバーはマイナンバー法に従って、適正な取り扱いを行わないと罰則や、両罰規定があります。ここではマイナンバーを取り使っているパソコンの廃棄方法についてご紹介します。

1. マイナンバーとは

マイナンバーとは、国民一人ひとりに1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用される個人番号のことです。

2. 企業のマイナンバーの管理について

企業も税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

社会保障・税番号制度<マイナンバー>

3. マイナンバーを取り使っているパソコンの廃棄

政府発行の取扱手順書「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」によると、マイナンバーが記録されたパソコンを廃棄するときは、以下を行う必要があります。

  1. ハードディスク・記録媒体のデータ消去または物理破壊
  2. データ消去を行った証明書の発行

E.d.「個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。」

また、中小企業では負担が大きいので上記の方法に代わり、「特定個人情報等を削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する」ことのみで良いようです。

個人情報保護委員会 - ガイドライン

これらを満たすパソコン廃棄の方法は以下の2通りがあります。

4. 社内でデータ消去を行ってから、パソコンを廃棄する

記憶媒体(ハードディスクやUSBメモリー)をご自身でパソコンから抜き取ってしまえば、パソコンには情報が残らないので安心です。取り除いたハードディスクなどは物理的に壊してしまって、写真を撮っておけば証明書の代わりになるでしょう。

5. 他の会社にデータ消去とパソコン廃棄を依頼する

パソコン廃棄.com(当サイト、パソコンリサイクル専門会社)では、法人・企業向けパソコン廃棄を行っています。データ消去作業証明書等、各種証明書も発行しておりますのでマイナンバー制度も問題ありません。ISMS(ISO 27001)や・プライバシーマーク(JIS Q 15001)取得企業をはじめ官公庁様にもご利用いただいています。

ハードディスクがないパソコンの引き取りも行っておりますが、台数が多い場合や、知識を持った社員がいない場合など、まずご相談ください。

パソコン廃棄.com

マイナンバーはきっちり消しておけば問題なし

マイナンバーは企業として取り扱いたくはありませんが、必要最低限は関わる必要があります。マイナンバーを取り扱うパソコンを決めておく、パソコン廃棄時には必ずデータ消去を行えば、怖がる必要はありません。

なお、パソコン修理時には「マイナンバーが記録されているPCの修理はできない」と各メーカーが修理規定を定めています。パソコンが故障した場合の修理は、実質的にできないようです。